e-Procurement (ระบบจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์) คืออะไร?
e-Procurement ย่อมาจาก Electronic Procurement คือ ระบบจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์ นำเทคโนโลยีดิจิทัลมาประยุกต์ใช้กับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมดขององค์กร ผ่านช่องทางออนไลน์แบบครบวงจร ตั้งแต่ต้นจนจบ (Procure-to-Pay) ไม่ว่าจะเป็น การสร้างใบคำขอซื้อ (PR), การขออนุมัติ, การคัดเลือกซัพพลายเออร์, การเปรียบเทียบราคา, การออกใบสั่งซื้อ (PO) จนถึงการติดตามผลและจัดเก็บข้อมูลอย่างในระบบออนไลน์
ระบบ e-Procurement จะทำหน้าที่เป็นแพลตฟอร์มที่เชื่อมโยงทุกขั้นตอนของการจัดซื้อเข้าไว้ด้วยกัน ทำให้เจ้าหน้าหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อจัดจ้าง ไม่ว่าจะเป็นผู้ขอซื้อ ทีมจัดซื้อ ไปจนถึงซัพพลายเออร์ สามารถทำงานร่วมกันบนแพลตฟอร์มเดียวกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และมีส่วนช่วยให้การทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้น
ความแตกต่างระหว่างระบบ e-Procurement กับระบบจัดซื้อทั่วไป
ระบบจัดซื้อแบบเดิม มักอาศัยเอกสารกระดาษ การสื่อสารผ่านอีเมล หรือโทรศัพท์ ซึ่งมีโอกาสผิดพลาดสูงและใช้เวลานานกว่าจะดำเนินการเสร็จสิ้น ข้อมูลการจัดซื้ออาจกระจัดกระจายอยู่ในหลายที่ ทำให้ตรวจสอบยาก
ในขณะที่ระบบ e-Procurement รวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว ใช้ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ ลดภาระเจ้าหน้าที่ และลดการใช้เอกสาร มีฟังก์ชันการวิเคราะห์ข้อมูลที่ช่วยวางแผนและจัดการงบประมาณได้แม่นยำยิ่งขึ้น
ประโยชน์ของระบบ e-Procurement ที่องค์กรควรรู้
ประโยชน์สำคัญของระบบ e-Procurement นอกจากจะสามารถลดการใช้เอกสาร ลดความเสี่ยงของการทุจริตและความผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานด้วยมือแล้ว ยังช่วยเพิ่มความโปร่งใสในกระบวนการจัดซื้อ และช่วยเพิ่มความเร็วในการอนุมัติได้ไวขึ้นด้วย และทำให้สามารถควบคุมต้นทุนได้ด้วย
ฝ่ายจัดซื้อสามารถเปรียบเทียบข้อเสนอจากซัพพลายเออร์ได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องราคา คุณภาพ หรือบริการ และสามารถออกใบสั่งซื้อภายในระบบได้ทันที โดยไม่ต้องเสียเวลาในการพิมพ์เอกสารหรือส่งอีเมลหลายรอบ นอกจากนี้ยังสามารถตรวจสอบประวัติคำสั่งซื้อย้อนหลังได้ตลอดเวลา มีประโยชน์สำหรับการทำรายงานและวิเคราะห์แนวโน้มการซื้ออีกด้วย
e-Procurement ครอบคลุมกระบวนการอะไรบ้าง?
e-Procurement เป็นการครอบคลุมวงจรการจัดซื้อทั้งหมด ตั้งแต่การเกิดความต้องการไปจนถึงการชำระเงิน (Procure-to-Pay)
การขอซื้อ (Requisitioning) พนักงานสามารถสร้างใบคำขอซื้อ (Purchase Requisition – PR) ผ่านระบบ เพื่อขออนุมัติการจัดซื้อสินค้าหรือบริการ
การจัดหา (Sourcing) ค้นหาและคัดเลือกซัพพลายเออร์, สร้างใบขอใบเสนอราคา (Request for Quotation – RFQ) เปรียบเทียบข้อเสนอจากซัพพลายเออร์หลายราย
การสั่งซื้อ (Ordering) (Purchase Order – PO) อิเล็กทรอนิกส์ และส่งไปยังซัพพลายเออร์โดยอัตโนมัติ
การจัดการสัญญา (Contract Management) จัดเก็บและบริหารจัดการสัญญาซื้อขายกับซัพพลายเออร์อย่างเป็นระบบ พร้อมระบบแจ้งเตือนเมื่อใกล้หมดอายุ
การติดตามสถานะ (Order Tracking) ผู้ซื้อสามารถติดตามสถานะของคำสั่งซื้อได้แบบเรียลไทม์ ตั้งแต่การจัดเตรียมสินค้า การจัดส่ง ไปจนถึงการรับสินค้า
การรับสินค้าและตรวจรับ (Receiving & Inspection) บันทึกการรับสินค้าเข้าคลัง และการตรวจรับสินค้าว่าตรงตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้หรือไม่
การจัดการใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน (Invoice Processing & Payment) ซัพพลายเออร์สามารถส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบ ผู้ซื้อสามารถตรวจสอบความถูกต้อง และอนุมัติการชำระเงินได้อย่างรวดเร็ว
ใครเหมาะกับระบบ e-Procurement?
เดิมทีระบบ e-Procurement มักใช้ในหน่วยงานภาครัฐเพื่อเพิ่มความโปร่งใส แต่ในปัจจุบัน องค์กรเอกชนจำนวนมากเริ่มนำมาใช้เช่นกัน โดยเฉพาะบริษัทที่มีการจัดซื้อจำนวนมาก หรือมีหลายแผนกต้องประสานงานกันบ่อย การใช้ระบบนี้ช่วยให้ควบคุมกระบวนการทำงานให้รวดเร็วมากขึ้น
แท้จริงแล้วระบบ e-Procurement เหมาะสำหรับทุกองค์กรที่ต้องการควบคุมต้นทุน และเพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน ลดปัญหาจากกระบวนการจัดซื้อ ช่วยทำให้การจัดซื้อจัดจ้างเป็นระบบมากขึ้นซึ่งสามารถนำมาใช้ทั้งธุรกิจขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ โดยเฉพาะในกลุ่มอุตสาหกรรมการผลิต ค้าปลีก โลจิสติกส์ และก่อสร้าง ถือเป็นกลุ่มที่ได้ประโยชน์จากระบบ e-Procurement อย่างชัดเจน
